O sistema que utilizo é o de Administração e Gerenciamento.
Administração significa que a obra será executada pelo Preço Real, pelo profissional contratado (que pode ser pessoa física, devidamente registrada nos Conselhos Regionais e Órgãos Públicos), o qual é responsável por todas as atividades gerenciais, como cotação e compra de materiais, contratação de fornecedores, aluguel de equipamentos, planejamento, controle, etc. O profissional é remunerado através de uma taxa , que pode ser uma porcentagem do valor da obra ou um valor fixo previamente combinado, pago mensalmente. A obra deve ser registrada (nos Órgãos Públicos) em nome do cliente e todas as compras e contratos são também em seu nome. Nos países do chamado primeiro mundo esse tipo de atuação é denominado ‘cost plus’.
Neste sistema, projetos bem detalhados e memoriais descritivos são imprescindíveis, para o inicio dos trabalhos, mas, os projetos complementares de paginação de revestimentos cerâmicos, bancadas de pedra natural, lavatórios, molduras e forros em gesso ou madeira, podem ser deixados para um segundo momento, pois algumas pessoas não se sentem seguras para essas definições até que a obra esteja em um estágio mais adiantado quando é possível a visualização dos ambientes, o que torna as definições mais consistentes.
Um detalhe que preocupa alguns clientes, é o fato de não se saber ‘a priori’ qual o custo e o prazo de execução. Mas, essas duas dúvidas não são justificáveis e podem ser facilmente sanadas pelo gerente da obra. Com relação ao custo, existem duas opções, uma empresa independente de orçamentação pode ser contratada ou o valor pode ser fielmente estimado pelo profissional, baseado em obras semelhantes já executadas, que, se foram bem planejadas e controladas podem ter seus custos atualizados e por analogia atribuídos à obra em questão. Com relação ao prazo, um cronograma físico bem detalhado e bem gerenciado, com certeza estabelecerá diretrizes de tempo de execução.
Outra questão, que também é levantada por alguns clientes, é a remuneração percentual sobre o custo da obra, que poderia levar ao conflito de interesse, pois ‘quanto mais cara fica a obra mais o profissional ganha’. Isso também pode ser resolvido com a contratação de uma pessoa idônea associada a uma remuneração com valor fixo baseada no valor estimado da obra.
Com certeza uma das grandes vantagens desse sistema, é o custo, pois nenhum outro sistema terá como valor final da obra, o custo real acrescido apenas da remuneração de um profissional.
Inserido na atividade da administração, está a atividade do Gerenciamento da obra que significa planejar, organizar, dirigir e controlar todas as atividades relacionadas aos trabalhos.
Todos os trabalhos que executei até o momento foram pelo sistema de Administração e Gerenciamento, desde pequenas obras residenciais de 250m2 até obras industriais com 20.000 m2. Neste tipo de atuação, é imprescindível a existência da confiança do cliente em relação ao administrador, pois dele partirão todas as ações que possibilitarão a materialização das necessidades, expectativas e sonhos, além de estar envolvido com a parte financeira dos trabalhos. Portanto, o administrador deve ser avaliado não só pelas suas características técnicas, mas também gerenciais e principalmente de caráter.
Atividades Executadas no Gerenciamento
- Acompanhamento do desenvolvimento dos projetos de arquitetura e complementares, ajudando e orientando os responsáveis na criação e na compatibilização dos projetos, e principalmente, oferecendo um ‘feed back’, das facilidades, dificuldades, acertos e falhas, de obras anteriormente executadas.
- Estimativa do custo dos trabalhos, baseado em obras semelhantes, recentemente terminadas, e atualizadas por índices coerentes com os custos da construção civil, para adequação das expectativas financeiras do cliente.
- Execução de cronograma físico para definição de prazos de execução e aquisição de materiais.
- Execução de planilha para orientação ao cliente, das datas em que materiais de acabamento devem estar definidos para compra a fim de não comprometerem o cronograma.
- Contratação de toda a mão de obra de fornecedores e empreiteiros, responsáveis e competentes, elaboração dos contratos a serem firmados entre as partes, especificando detalhadamente os trabalhos a serem executados bem como as etapas de construção, para a liberação dos pagamentos após medições.
- Cada contrato está associado a uma Folha para Medição de Serviços, utilizada para controle das medições e pagamentos dos fornecedores, onde constam o valor total do contrato, os valores das parcelas, valor total pago, retenções técnicas, etc.
- Adoção de um Programa para a Qualidade da Obra, que consiste basicamente em Procedimentos para Execução de Serviços (P.E.S.) e Fichas de Verificação de Serviços (F.V.S.), para os trabalhos considerados essenciais. Colaboração aos responsáveis (Arquiteto e Cliente) pela definição de materiais de acabamento a serem empregados nos trabalhos.
- Cálculo das quantidades de cada material a ser adquirido.
- Cotação e compra de todos os materiais especificados e necessários aos trabalhos, com conhecimento e autorização antecipada do proprietário.
- Responsabilidade Técnica do empreendimento junto aos Órgãos Públicos e ou Financeiros.
- O canteiro de obras, sempre deve conter um pequeno escritório para apoio à administração e ao gerenciamento.
- Visitas diárias à obra com o objetivo de orientar e fiscalizar os trabalhos de forma que obedeçam a todas as boas normas vigentes e fazendo respeitar os projetos elaborados em todos os seus detalhes.
- Reunião com o cliente na obra, 2 vezes por semana ou mais se necessário, para discussões de detalhes construtivos.
- Verificar fiel cumprimento do cronograma físico e etapas concluídas.
- Medição dos trabalhos executados e liberação de pagamentos aos fornecedores.
- Solicitar ser viços junto aos órgãos públicos.
- Definir e acompanhar constantemente todas as atividades de mão de obra e utilização de materiais.
- Relatório mensal de gastos, para controles e verificações.
- Controle comparativo entre os custos estimados para cada etapa da obra e os custos realizados, entregue mensalmente ao cliente para avaliações e definições.
- Responder prontamente a todas as solicitações e necessidades do proprietário.
- Vistoria Final e Entrega da Obra
- Completa Assistência Pós-Obra (APO) ao cliente, a qual deverá ser muito minimizada com a adoção dos procedimentos para qualidade da obra.
- Entrega no final dos trabalhos de Manual do Proprietário.
- Acompanhamento e orientação para a legalização final do imóvel junto aos órgãos públicos municipais, estaduais e federais.